Gestão Administrativa: Processo do Outsourcing ou Interno?

Muitas empresas acabam se questionando se vale a pena investir em outsourcing da gestão administrativa ou se é melhor manter esse processo interno na organização. Cada uma das opções tem suas vantagens e desvantagens — conhecê-las é fundamental para fazer uma boa escolha e fortalecer o desempenho do seu negócio. 

Está com dúvidas sobre esse assunto? Descubra agora como funciona a gestão administrativa com outsourcing e como processo interno!

A gestão administrativa é uma área estratégica em qualquer empresa: por ela é feito todo o controle do cotidiano do negócio, considerando as rotinas, metas, recursos e outras questões fundamentais para o seu funcionamento. Devido sua grande importância, algumas organizações buscam soluções para aumentar a eficiência da área, impactando assim positivamente toda a companhia — inclusive adotando o outsourcing como forma de melhorar seus resultados. 

Em resumo, o Outsourcing é uma estratégia na qual a empresa contrata uma parceira para trazer um profissional ou até mesmo montar uma equipe completa de especialistas para a sua organização , aumentando assim o desempenho do negócio e fortalecendo seu time. A companhia parceira acaba se tornando a responsável pela gestão e desempenho destes talentos. 

Enquanto a terceirização costuma ser voltada a atividades mais cotidianas, o outsourcing conta com profissionais especializados, realizando trabalhos mais complexos na empresa. Dessa forma, seu serviço é ainda mais estratégico, assertivo e impactante na organização. 

No caso da gestão administrativa, a equipe montada por outsourcing geralmente irá lidar com questões rotineiras, burocráticas, financeiras e demais setores correlatos que envolvem o cotidiano de se gerir uma empresa. É possível delegar tarefas como fluxo de caixa, contas a pagar e receber, planejamento contábil, controle do estoque, formulação de preços, além de outras, para os profissionais contratados e direcionar os talentos internos para outras áreas estratégicas. 

Adotar o outsourcing na gestão administrativa é uma escolha que gera uma série de impactos no negócio, tendo seus benefícios e lacunas nesse sentido. 

Os maiores pontos positivos de se investir nessa estratégia são: 

O outsourcing trabalha com profissionais especializados em determinada área. Isso significa que, ao optar por esse modelo na gestão administrativa, a empresa estará contando com pessoas qualificadas para assumir os desafios desse âmbito. 

Elas trarão sua expertise em gestão para fortalecer a administração do negócio, sabendo quais metodologias, estratégias e ferramentas adotar para aumentar o seu desempenho e, consequentemente, impactar positivamente a dinâmica da organização.

Ao ter especialistas tomando conta da gestão, a empresa pode se concentrar em outras questões que sejam essenciais para o seu sucesso, como o desenvolvimento de produtos e serviços inovadores e de qualidade, por exemplo.  

Em vez de ter que lidar com os aspectos burocráticos da gestão, emprega-se o tempo, esforços e recursos da companhia naquilo que realmente irá diferenciar o negócio da concorrência e impulsionar sua competitividade. 

Outro benefício de se adotar esse modelo é que ele ajuda a reduzir os custos da área. Se no modelo interno a empresa é responsável pela contratação e treinamento dos profissionais que cuidarão da gestão administrativa, neste caso é a parceira que irá selecionar os candidatos mais alinhados com o perfil da organização e a altura do desafio, também sendo encarregada por capacitá-los para cumprirem suas funções com qualidade. 

Apesar dos vários benefícios, existem alguns riscos em se adotar esse modelo: 

Ao investir no outsourcing, é fundamental realizar o alinhamento das expectativas e de informações estratégicas com a equipe e profissionais que irão assumir essa área. Se eles não tiverem acesso às questões que impactem o dia a dia da organização ou ocorra falhas de comunicação entre as partes, alguns problemas podem acontecer. Conflitos internos, retrabalho, problemas na produtividade e qualidade, perdas em geral, entre outros, são alguns exemplos de situações negativas.  

Ainda mais ao adotar o outsourcing na gestão administrativa, é essencial fazer uma excelente escolha da empresa parceira. Essa área é estratégica em qualquer negócio e, se a parceira não tiver capacidade e qualidade para assumir essa demanda, há vários riscos de se ter problemas operacionais, financeiros, contábeis e inclusive de segurança e sigilo de informações sensíveis para a contratante.

Por isso, é fundamental contratar uma empresa que realmente seja especializada e confiável, que irá trazer profissionais competentes para cumprir cada tarefa com excelência. Além disso, a organização tem todo o direito de acompanhar as ações e decisões tomadas para verificar se tudo está sendo feito da melhor maneira e de acordo com o que está em contrato. 

Muitas companhias adotam naturalmente um modelo de gestão administrativa interna, algumas vezes até por desconhecer a possibilidade de se investir no outsourcing nessa área. Assim como qualquer escolha, esse tipo possui suas vantagens e desvantagens. 

Ao ter esse processo de forma interna, a empresa tem mais controle e responsabilidade por todas as tarefas rotineiras, burocráticas, financeiras, contábeis e outras operações desse âmbito. Isso significa que será a única encarregada por tomar as decisões importantes, realizar o acompanhamento das atividades e implementar ações de aprimoramento da área. 

Esse modelo também demanda que a companhia invista na contratação, treinamento e controle dos trabalhos dos profissionais responsáveis pela gestão administrativa, o que exige planejamento, esforços e investimentos. 

Decidir entre o processo interno ou o outsourcing na gestão administrativa é algo que deve ser feito pensando nas necessidades, realidade e condições que a organização tem no momento. Algumas companhias conseguem lidar bem com as responsabilidades e demandas dessa área, outras já entendem que precisam de uma “forcinha” para atender essas tarefas e ter mais tempo e energia para se dedicar a outras questões estratégicas.

Nesse sentido, uma empresa que atualmente percebe que não está dando conta das questões burocráticas e administrativas — seja por falta de mão de obra ou de expertise nesse assunto — tem muito a ganhar ao investir no outsourcing. 

Ao optar por esse modelo, é imprescindível escolher uma parceira de confiança e especializada na área. Ela deverá trazer profissionais competentes, usar as ferramentas mais indicadas e adotar estratégias assertivas para alcançar os resultados que o contratante deseja — cumprindo as leis e normas vigentes, além de ser responsável com as informações sensíveis da organização. 

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