Como fazer um comunicado de desligamento de funcionário?

Comunicar o desligamento de um funcionário é um desafio para qualquer RH . Porém, existem algumas condutas que ajudam a atenuar os impactos negativos dessa situação, tanto para o profissional que está saindo, sua antiga equipe e para a empresa em si. 

Entenda como fazer um comunicado de desligamento de funcionário e alguns processos relacionados a este contexto:

Existe diferença entre desligamento e demissão?

Algumas pessoas podem até achar, em um primeiro momento, que desligamento e demissão são sinônimos, mas isso não é verdade: os termos têm escopos diferentes e retratam cenários particulares:



• Demissão é quando a empresa decide rescindir o contrato de trabalho do funcionário por algum motivo específico. Existem dois tipos mais conhecidos dessa situação: 

1. Demissão com justa causa: acontece quando o colaborador comete atos que prejudicam a empresa e o seu trabalho, especialmente se realizados com frequência. Existem definições legais do que seriam essas ações, como violação de informações confidenciais, abandono de emprego e improbidade, por exemplo. O ex-funcionário acaba então não tendo direito a algumas indenizações neste caso, mas deve ser pago o saldo dos salários, férias vencidas e seu 1/3, entre outras compensações;
2. Demissão sem justa causa: ocorre quando não há motivos legais para a saída do profissional. Neste caso, a organização deve arcar com algumas indenizações para o antigo colaborador, pagando direitos como multa do FGTS, aviso prévio e férias, por exemplo.

• Já o desligamento é um termo mais amplo, que inclui demissão e outras situações em que o colaborador saia da companhia. O profissional pode ter pedido as contas, feito um acordo com a empresa, requerido sua demissão por parte da organização ou então simplesmente ocorra o término do contrato, como acontece no trabalho temporário, por exemplo. 

Mesmo que esse desligamento seja a pedido do profissional, toda saída gera impactos negativos na produtividade, qualidade e até no clima organizacional, pois muda toda a dinâmica da equipe. 

Por isso, o RH deve ter atenção especial nessa situação, garantindo com que os trâmites burocráticos sejam cumpridos para não ter dores de cabeça mais tarde e também com que o processo seja o menos problemático para o ex-colaborador e para seus colegas — e que a equipe não reduza sua motivação e engajamento com essa perda. 

Como fazer um comunicado de desligamento de funcionário?

Nesse processo, o RH deve fazer um comunicado informando que determinado funcionário ou um grupo de trabalhadores foram desligados da empresa. Essa ação é importante para alinhar informações estratégicas e evitar confusões e inseguranças na equipe.

O comunicado deve ser claro, objetivo e informar apenas o necessário sobre a situação. Não deve dar margem para especulações, nem expor detalhes pessoais e dos motivos do desligamento do ex-funcionário. 

Algumas companhias mandam e-mails relatando a situação para os colegas, especialmente quando o setor conta com um grande número de trabalhadores. Quando o grupo é menor, o gestor pode fazer uma reunião com os liderados, seguindo os mesmos cuidados de informar somente o necessário, não expor detalhes pessoais do antigo colaborador e ser direto. Além disso, ele ainda deve buscar um tom e palavras que sejam empáticas e respeitosas, para evitar um aumento da tensão entre os funcionários. 

Por que é importante comunicar os outros colaboradores?

A saída de um colega gera uma série de impactos na dinâmica de uma equipe. Do ponto de vista prático, a produtividade e qualidade dos trabalhos são afetados ao ter menos uma pessoa no grupo. Além disso, todo conhecimento e habilidades específicas que este ex-funcionário tenha domínio acabam indo embora com ele quando não há uma eficiente gestão do conhecimento funcionando. 

Mas, também há impactos na moral: o desligamento pode gerar temor da saída de outros colegas, ainda mais quando a decisão parte da empresa. Junto com outros fatores, esse tipo de situação pode reduzir a motivação e engajamento dos funcionários, prejudicando a produtividade e qualidade do serviço. 

Por isso, o RH e as lideranças devem comunicar, e saber como fazê-lo da forma menos negativa possível, o desligamento do colaborador para seus colegas e departamento. Desta forma, reduz-se as apreensões e especulações a respeito da situação. Investir em ações periódicas para reter os talentos também ajuda a controlar as tensões e a manter a equipe engajada mesmo nos períodos mais complicados. 

Também é importante fazer esse comunicado aos colegas por uma questão prática: permite informar os colaboradores quem eles devem procurar ou relatar sobre determinadas tarefas agora que o responsável por elas ou por questões correlatas saiu da empresa.

Esse cuidado ajuda a atenuar os prejuízos a dinâmica da equipe e nos fluxos de trabalho, além de reduzir confusões e inseguranças dos trabalhadores. A ação é ainda mais essencial em departamentos com um grande número de funcionários. 

Como comunicar o colaborador que ele será desligado?

Fazer o desligamento de um colaborador, especialmente quando a decisão parte da empresa, é sempre um momento delicado para o RH e os gestores. Mas, independentemente do motivo que leve a estas circunstâncias, essa conversa deve ser realizada da forma mais transparente e respeitosa possível.

Nesse sentido, deve-se realizar uma conversa — preferencialmente presencial — em que a decisão e seus motivos sejam comunicados para o trabalhador. Também deve-se explicar todas as indenizações que ele tem direito a receber e as condições da rescisão do contrato e do processo como um todo. 

É interessante que a liderança desse ex-funcionário participe da conversa, oferecendo um feedback detalhado, seja para explicar os motivos do desligamento como também para apontar as qualidades do profissional, ajudando a tornar esse momento menos desgastante e estimulando o trabalhador nesse início pós-empresa. 

No caso de desligamento de um grande número de funcionários ao mesmo tempo, o RH deve avaliar como comunicar essa decisão de uma forma que não seja impraticável, mas também não cause constrangimento e gere uma imagem negativa para a organização. 

Porém, o melhor dos mundos é não ter que precisar desligar qualquer profissional, afinal, a saída de só um talento já gera uma série de prejuízos produtivos, qualitativos, intelectuais, financeiros e na dinâmica da empresa — pior quando essa situação se torna comum, a ponto da organização ter uma alta taxa de rotatividade de pessoal.

Evite essa grande dor de cabeça no seu negócio: saiba como diminuir o turnover dos seus colaboradores e mantenha os talentos na equipe!