Entenda como o Backoffice de pessoas e cultura beneficia sua empresa

O backoffice é um conceito que faz parte do dia a dia de uma empresa, mas que muitas vezes passa despercebido ou então não é tão valorizado pelos empreendedores e lideranças como deveria ser — e isso pode se mostrar uma grande falha da gestão. 

Esse setor tem um papel fundamental no funcionamento de um negócio: saiba como um backoffice forte contribui para o sucesso de uma organização! 

O que é Backoffice?

Muita coisa ocorre nos bastidores de uma empresa para mantê-la de pé — há uma série de processos somente para produzir o produto ou executar o serviço, obter a matéria-prima ou recursos necessários para desenvolver a solução, gerir o estoque, controlar o financeiro, cuidar das demandas trabalhistas, previdenciárias, jurídicas e administrativas, realizar o planejamento estratégico… são tantos os profissionais, ações e esforços envolvidos para que o negócio funcione e alcance os resultados desejados. 

Tudo que ocorre nessa "retaguarda" é o backoffice de uma empresa: o lado que não atua diretamente com o cliente ou que seu contato seja pouco frequente, mas que é fundamental para as operações da companhia. 

Quem fica por trás dos bastidores? Quem cuida dos processos internos, garantindo a qualidade e produtividade das atividades? Esses profissionais fazem parte do backoffice e, mesmo que seu trabalho não seja tão visível para o cliente, sua atuação impacta profundamente em sua experiência. 

Qual a importância do Backoffice na empresa?

Uma “retaguarda” forte faz toda a diferença nos negócios. O backoffice é responsável pelas operações internas que sustentam a empresa, garantindo a qualidade e produtividade nas tarefas que permitem o funcionamento geral. 

O que aconteceria com sua organização se houvesse um rombo inesperado nas finanças por falta de um controle adequado dessa área? Ou se uma quantidade significativa do estoque estragasse ou ficasse inutilizável de uma hora para a outra? 

São várias as falhas nas operações internas que poderiam gerar impactos negativos significativos na qualidade e produtividade da empresa, em sua saúde de forma geral e, principalmente, nos seus resultados. 

Mas, se realizado um bom trabalho de backoffice, é possível ter processos otimizados que gerem respostas melhores para a companhia, cumprir corretamente todas as obrigações às quais a empresa está submetida, além de identificar oportunidades de aprimoramento em diferentes setores. 

Mesmo que seu trabalho seja menos visível para os clientes, a atuação do backoffice também impacta na sua experiência com a empresa. Por exemplo: se um comunicado da área de marketing sai com uma informação equivocada a respeito de uma promoção, quem entrar em contato com a organização pode acabar se frustrando ou então o negócio vai ter que arcar com a diferença nos valores. 

Dessa forma, é fundamental ter um backoffice forte para apoiar todo o funcionamento da organização e permitir com que a “linha de frente” faça seu trabalho corretamente e converta mais vendas para a empresa. 

Quais os profissionais que fazem parte do Backoffice?

Todas as atividades que não lidam diretamente com o cliente ou que esse contato não ocorre com tanta frequência são incluídas no conceito de backoffice. Ou seja, os trabalhadores que atuam nos “bastidores”, nas operações internas, fazem parte desse grupo. 

Assim, algumas áreas que estão nessa classificação são: 

• Recursos Humanos;
• TI;
• Financeiro;
• Administrativo;
• Jurídico;
• Contabilidade;
• Estoque;
• Marketing;
• Entre outros.

Desta forma, áreas como vendas e suporte, por exemplo, não fazem parte do backoffice. 

Como a tecnologia aprimora o Backoffice?

Além de contar com profissionais qualificados para atuar em cada uma dessas áreas, é fundamental aproveitar todos os recursos possíveis para fortalecer o trabalho do backoffice. Existem uma série de ferramentas tecnológicas que podem ser adotadas para ajudar nas demandas dos setores e obter melhores resultados. 

Otimização de processos

É possível automatizar várias tarefas frequentes das áreas de backoffice com ferramentas tecnológicas, ainda mais as manuais e monótonas. Existem sistemas voltados especificamente para atividades das áreas financeira, jurídica, contabilidade, estoque, RH, administração em geral, entre outras, e que ajudam a tornar as operações mais ágeis, práticas e eficientes. 

Além disso, o uso de softwares também reduz a incidência de erros nas tarefas, minimizando desperdícios e a necessidade de retrabalho nas atividades do backoffice.

Aproveitamento dos talentos humanos

Nesse sentido, enquanto os sistemas otimizam as demandas mais manuais e burocráticas, os profissionais desses departamentos têm maior disponibilidade e tempo para atuar com as questões mais estratégicas de suas funções. 

Dessa forma, eles podem usar sua criatividade e expertise para ampliar os resultados do setor, aproveitando assim melhor os seus talentos e gerando mais valor para a empresa. A tecnologia inclusive possibilita contratar profissionais em trabalho remoto, contando com pessoas ainda mais qualificadas ao não se prender às barreiras geográficas. 

Aumento dos resultados

Tudo isso, na prática, acaba aumentando os resultados da organização: otimizar os processos melhora o desempenho dos setores e reduz gastos, enquanto ter profissionais mais qualificados significa que eles produzem mais e com maior qualidade. 

Como o Backoffice contribui nas empresas 

Nenhum negócio consegue ir para frente sem o bom trabalho dos profissionais que atuam nos processos internos. Um problema nas operações pode gerar uma série de falhas, inclusive em efeito dominó, prejudicando outras áreas e até afetando negativamente a experiência do cliente. 

Imagine os impactos de situações como estas: 

• se falta a matéria-prima de um produto que o cliente já pediu e há um prazo apertado de entrega; 
• se o financeiro não calcula corretamente o impacto de uma promoção na saúde do negócio; 
• Se o TI não é capaz de zelar pela segurança das informações de toda a base de dados das pessoas que tiveram algum envolvimento com a organização (mesmo que seja somente assinar uma newsletter da marca ou testar a solução, por exemplo).

Quais seriam as repercussões desses problemas para o bem-estar da empresa e de seus clientes? E qual seria o impacto inclusive nas vendas?

Nesse sentido, é importante também fortalecer os departamentos que não são tão “visíveis” e até aqueles que não estão envolvidos com a atividade-fim do negócio para que ele tenha um bom desempenho e, consequentemente, sucesso. 

Isso significa investir em tecnologia para otimizar as operações e trazer profissionais qualificados para comandar as tarefas. Porém, nem sempre é fácil encontrar os trabalhadores mais adequados para as funções e até para o perfil da empresa — muito pelo contrário. 

Tenha um backoffice forte: entenda como contratar uma empresa de recrutamento e seleção pode ajudar sua empresa a montar uma equipe de talentos!